چالش :
با احتساب به ظرفیت محدود بودجه و با همین فعالیت های فعلیِ در حال انجام در مدرسه، مدیران و مؤسسان، بتوانند رضایت اولیا را به طرز شگرفی افزایش دهند؟!؟!؟!
قبل پاسخ به این سوال، ابتدا به نکات زیر توجه کنید:
نکته اول :
در یک نظرسنجی بررسی شده است که بزرگترین معیار رضایت جلب نظر مخاطبان، آگاهی از خدمات ارائه شده می باشد .
با ذکر یک مثال، به این نکته خواهیم پرداخت :
دو گروه از دانش آموزان یک کلاس، در یک وضعیت تحصیلی یکسان و از یک وضعیت اجتماعی برابر، تحت یک آزمایش قرار گرفتند.
- برای اولیای "دانش آموزان گروه اول" اطلاعات، اتفاقات و اخبار مدرسه را، بصورت عمومی ارسال شد.
- برای اولیای "دانش آموزان گروه دوم "، فقط اخبار مرتبط با فرزندشان، بصورت هدفمند ارسال شد.
بعد از بازه ی سه ماهه، نظرسنجی از میزان رضایت فعالیت های مختلف مدرسه صورت پذیرفت .
اولیای دو گروه با وضعیت یکسان، اقدام به تکمیل فرم های نظرسنجی نمودند.
نتایج نظرسنجی شوک آور بود .
نتایج نظرسنجی حاکی از حدود 50 درصد میزان رضایتمندی اولیای گروه اول (آنهایی که اخبار بصورت عمومی برایشان ارسال می شد) و 95 درصد رضایتمندی اولیای گروه دوم بود. (آنهایی که اخبار بصورت هدفمند برایشان ارسال می شد)
نکته دوم :
چطور اطلاع رسانی به اولیا اینقدر می تواند تاثیر گذار باشد ؟
در همه ی مدارس، آموزش ها و فعالیت های منحصر بفردی ویژه ی همان مدرسه ارائه می گردد و مدیران و مسئولین بر این اصرار دارند که اخبار و اطلاعاتشان، به گوش اولیا برسد .
بیشتر راهنمایی های مشاورین مدارس به مدیران، برای افزایش رضایت اولیا، تغییر در نوع آموزش ها و یا بهبود آموزش های حال حاضر می باشد .
مدیران مدارس، تمام تلاش خود را برای بهبود انجام می دهند .
سوال اینجاست که آیا همین فعالیت های حال حاضر هر مدرسه، توانسته به گوش اولیا برسد ؟
یا می توان سوال را این طور مطرح کرد ؟
اگر همین فعالیت های حال حاضر مدرسه به گوش اولیا برسد، رضایت اولیا به بالاترین حد خود می رسد ؟
پیشنهاد ما اینست که قبل از هزینه های بسیار زیاد و ریسک های بالا، ابتدا اولیا و مخاطبین خود را از فعالیت های ویژه مدرسه خود به طور کامل آگاه نماییم.
شاید توانستیم با همین فعالیت ها و طرح های آموزشی خود، بالاترین میزان رضایت را از اولیا بدست آوریم .
نکته سوم :
آمار و ارقام ؟!
ارسال اطلاعات در مدارس، به صورت گروهی، از طریق درگاه های مختلف اجرا می گردد .
بررسی های نشان داده است که کمتر از 20 درصد اخبار و اتفاقات مدرسه، در مورد فرزند یک اولیا به گوشش می رسد .
راه های ارتباطی حال حاضر برای این برقراری از طریق وبسایت، پیامک، نامه های اداری، کانال تلگرام، پیج اینستاگرام و ... می باشد .
اگر به وجه اشتراک این راه های ارتباطی دقت بفرمایید، همه ی پیام ها برای مخاطبین و اولیای شما،به صورت گروهی ارسال می گردد و اولیای شما باید در سبد بزرگی از اطلاعات به دنبال مطالب مرتبط با خودش باشد .
ارسال پیام های گروهی بدلیل تعدد پیام دریافتی توسط اولیا، به مرور زمان اهمیت خود را از دست می دهد و توسط مخاطب بعد از مدتی دیده نمی شود.
نکته چهارم :
مشکل کجاست ؟
عموماً بعد از ورود به دوره ی جدیدی از نوع اطلاع رسانی ها، مخاطبین یاد گرفتند به دو نکته ی جدید عادت نمایند:
- پیام هایی که به دستشان می رسد، به صورت هدفمند، متعلق به خودشان است.
- پیام ها به صورت اعلان (نوتیفیکیشن) توسط آن ها دریافت می گردد و خودشان به دنبال پیغام های دریافتی نمی روند.
عموما افراد و مخاطبین،بوسیله ی عادت هایی که کرده اند،رفتار می کنند و اگر ما از این عادت ها تبعیت نکنیم،مطمئنا دیده نمی شویم .
راهکار چیست ؟
باید برای اطلاع رسانی هدفمند و انتقال اطلاعات مرتبط با هر اولیا و دانش آموز،از نگرش بالا تبعیت کرد .
نگرشی که اطلاع رسانی هدفمند در یک مدرسه را به عنوان یک مسئولیت درجه اول بداند که همانطور که در بررسی ها به این نتیجه رسیدیم، بعنوان یک پیش نیاز، باید مدیران بتوانند به صورت هدفمند تمامی اخبار را به گوش مخاطبین و اولیای خود برسانند .
نکته ششم :
ما بعد از سال ها فعالیت و تحقیق، بررسی در مدارس پویا و فعالی که هم اکنون در فضای مجازی قدرتمندانه حضور دارند، به این نتیجه رسیدیم که یک مجموعه بعد از تغییر نگرش خود، نیاز به سیستمی الکترونیکی و تحت وب با نکات زیر دارد تا بتواند مسئولیت خود، یعنی اطلاع رسانی هوشمند، هدفمند و جامع را برای مدرسه خود انجام دهد.
نوتیفیکیشن و اعلان تلفن همراه برای اولیا با نام و لوگوی مدرسه خودتان
- برای اینکه اولیا تمامی اخبار و اطلاعیه مرتبط با خودشان را دریافت نمایند، نیاز است که آگاه سازی های پیام جدید (نوتیفیکیشن و اعلان) از طریق لوگو و نام مدرسه صورت پذیرد.
- اپلیکیشن اختصاصی با نام و لوگوی مدرسه
برای اینکه بتوانیم اولیا را علاقمند و مجاب کنیم تا از اپلیکیشن ارتباطی به عنوان رابطی پایدار برای دریافت پیام های هدفمند استفاده نمایند،باید اپلیکیشن اختصاصی و متعلق به آن مرکز آموزشی مدرسه باشد.
- سطح های دسترسی مشخص
باید از سیستمی استفاده نماییم که بتوانیم با دسترسی های مشخص، قابلیت واگذاری بخش های مختلف را به افراد مختلف بر اساس سیاست های مدرسه داشته باشیم، یعنی به طوری که این سیستم باید از درون مدرسه به طور کامل آگاه باشد و بر اساس سازمان مدرسه طراحی شده باشد.
- نظارت یکپارچه
"اگر نتوان فرآیندی را نظارت کرد، آن فرآیند ارزش نخواهد داشت "
این نکته یکی از مهمترین اصول و معیار های انتخاب یک سیستم برای مدرسه هست.
مدیران باید بتوانند عملکرد معلمین و کادر اداری در همه ی بخش ها،به ویژه اطلاع رسانی را نظارت نمایند و از کیفیت و کمیت مطالب منتشر شده آگاه شوند.
- تعاملی بودن
مدارس باید همان اندازه که در اطلاع رسانی قوی باشند،باید راهی آسان برای برقراری ارتباط اولیا به صورت دو طرفه با افرادی که مدیریت آن ها را مجاز می داند،ایجاد نمایند. می توان گفت که بر اساس سیاست مدرسه،باید اجازه اطلاع رسانی در سیستم به افراد مختلف داده شود.
کلام آخر :
البته باید سیستمی را انتخاب کنیم که از درون مدرسه و بر اساس نیازهای واقعی مسئولین طراحی شده باشد، در ضمن بخشی از قابلیت های آن، در بستر اطلاع رسانی جامع باشد و نیازهای مهم دیگر مدرسه هم در قالب ویژگی های دیگر آن در خدمت مدرسه باشد.
برای مشاوره در مورد این مشاوره و راه اندازی فرآیند اصولی برای مدرسه شما، می توانند از مشاورین مورد تایید استفاده نمایید:
جناب آقای مهندس ثابت 09192318108
برای دریافت مقالات بیشتر کلیک کنید.